Aujourd'hui, optimiser la puissance de calcul et la capacité de stockage des serveurs fait loi en stratégie informatique. De nouvelles technologies remplacent les pratiques traditionnelles.
Harmoniser objectifs, stratégie et sécurité est une priorité.
Fortimelp met à votre disposition des consultants formateurs-architectes capables d'identifier l’option technique à privilégier en fonction de vos impératifs et vous propose des prestations "accompagnement cloud computing".
Son équipe "Cloud LP" vous aide à bâtir la stratégie adaptée à votre entreprise.

Ce que les sociétés doivent savoir sur la migration vers Microsoft Office 365, lever les idées reçues sur le Cloud

De nombreuses entreprises ont décidé de tirer parti de la souplesse qu’offre le Cloud tout en profitant des économies qui en découlent. Toutefois, la quantité impressionnante d’informations contradictoires circulant sur Internet a plutôt tendance à dérouter la majorité des personnes, qui n’en comprennent ni les tenants, ni les aboutissants.

Les entreprises qui envisagent d’utiliser Microsoft Office 365 comme un tremplin pour déplacer leurs applications vers des solutions hébergées ne parviennent que difficilement à démêler le vrai du faux. Par exemple, pour certaines entreprises, Microsoft Office 365 est simplement une version de Microsoft Office à laquelle les utilisateurs peuvent accéder via un navigateur.

C’est une idée reçue parmi d’autres concernant Microsoft Office 365 et les explications suivantes ont pour objectif de les combattre.

Si vous envisagez d’utiliser Microsoft Office 365 au sein de votre organisation, vous devez connaître les faits réels, car l’activité de votre entreprise en dépend.

  1. Microsoft Office 365 n'est rien d'autre que la version Cloud de la suite Microsoft Office et je ne peux utiliser ces outils qu’en ligne.
  2. Notre entreprise n'aura plus le contrôle de ses technologies si nos données sont transférées vers le Cloud.
  3. Le Cloud m'offre moins de sécurité que mon environnement local.
  4. Il faut obligatoirement déplacer l'ensemble de mes données lorsque je migre vers le Cloud.
  5. Mon entreprise ne pourra jamais effectuer une migration vers le Cloud, c’est trop compliqué.
  6. Les espions industriels, les cyber-voleurs et les organismes gouvernementaux peuvent accéder à mes données lorsqu'elles sont stockées dans le Cloud.
  7. Skype et Skype Entreprise, c'est la même chose.
  8. L’utilisation de la messagerie électronique est plus compliqué dans le Cloud.
  9. La mise à jour continue de Microsoft Office 365 va perturber le fonctionnement de mes applications métier critiques.

IDÉE REÇUE N°1 : Microsoft Office 365 n'est rien d'autre que la version Cloud de la suite Microsoft Office et je ne peux utiliser ces outils qu’en ligne.

Microsoft Office 365 est une suite de services de productivité basée sur le Cloud qui peut inclure :

  • Microsoft Office 365 ProPlus ou Microsoft Office 365 Business : La suite Microsoft Office bureautique que vous connaissez déjà, contenant les logiciels Access, Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint, Publisher et Word. Ce service est soumis à licence, déployé et mis à jour. Etant donné que ces applications sont installées sur votre machine, vous avez la possibilité d'y accéder sans avoir obligation de connexion. Vous avez en plus la possibilité de stocker vos données dans le Cloud via OneDrive.
  • Exchange Online : Permet l'utilisation des services de messagerie et du calendrier.
  • SharePoint Online et OneDrive Entreprise : Accéder au travail collaboratif en utilisant des sites Web, des flux de travail ainsi qu'à la synchronisation et au partage de fichiers professionnels.
  • Skype Entreprise : Une solution de réunions en ligne professionnelles conçue pour les entreprises.
  • Yammer : Votre réseau social d'entreprise.

IDÉE REÇUE N°2 : Notre entreprise n'aura plus le contrôle de ses technologies si nos données sont transférées vers le Cloud.

La migration vers le Cloud vous permet de considérablement réduire les temps consacrés à la maintenance du matériel et à la mise à jour des logiciels.

Vous et votre équipe avez dorénavant la possibilité de vous concentrer davantage sur votre activité et consacrer plus de votre temps à l'amélioration de votre image commerciale et à la mise en place d'initiatives dynamiques.

Plutôt que d’imputer une part croissante de votre budget dans l'investissement de serveurs dédiés au courrier électronique et aux charges de travail, Fortimelp vous conseille de réfléchir de manière stratégique et de soutenir une approche plus souple.

IDÉE REÇUE N°3 : Le Cloud m'offre moins de sécurité que mon environnement local.

Il devient de plus en plus clair que les systèmes ne sont pas plus sécurisés en local que dans le Cloud. Par exemple, les systèmes informatiques de nombreuses entreprises sont régulièrement piratés sans que ces dernières ne le sachent, déclare Mark Anderson, fondateur de Strategic News Service.

La gestion de la sécurité est désormais devenue un travail à temps plein qui nécessite une équipe de spécialistes dont les prétentions salariales sont généralement
élevées. Dans ce sens et en tant que grand groupe, Microsoft embauche les personnes les plus compétentes afin de corriger les failles de sécurité.

Pour garder un niveau de sécurité optimal dans Microsoft Office 365, l'équipe en charge de la sécurité utilise des processus tels que Security Development Lifecycle, la limitation du trafic ainsi que des actions visant à prévenir, à détecter et à atténuer les failles, ce que de nombreuses entreprises ne peuvent tout simplement pas se permettre à cause d’un manque de ressources. De plus, Microsoft Office 365 bénéficie d’un temps de fonctionnement de 99,9 % garanti financièrement.

Microsoft emploie également des experts chargés de maintenir la conformité du service avec les dernières normes et réglementations en vigueur : HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) et  la loi Sarbanes-Oxley, FISMA (Federal Information Security Management Act), ISO 27001, les clauses types de l’Union Européenne, l’accord sur la Sphère de sécurité (Safe Harbor) entre les États-Unis et l’Union Européenne, FERPA (Family Educational Rights and Privacy Act) et PIPEDA (Canadian Personal Information Protection and Electronic Documents Act) pour n’en citer que quelques unes.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la sécurité et la conformité au sein du service Microsoft Office 365, vous pouvez visiter le Centre de gestion de la confidentialité Office 365.

IDÉE REÇUE N°4 : Il faut obligatoirement déplacer l'ensemble de mes données lorsque je migre vers le Cloud.

Bien que le « nuage » fut considéré comme le Saint Graal par nombre de partisans de la première heure du Cloud, aucun n’aurait conseillé une migration complète vers celui-ci. La majorité des implémentations commencent par une approche hybride, c’est-à-dire, par la migration d’une seule application (par exemple, la messagerie via Exchange), sur laquelle vous pouvez vous développer.

Le Cloud hybride crée une plateforme homogène entre les centres de données et le Cloud. Il permet ainsi de simplifier vos infrastructures informatiques et de rendre disponibles vos applications et vos données auprès de vos utilisateurs sur pratiquement n’importe quel appareil, en tout lieu. Il offre la puissance et les capacités de calcul demandées par les entreprises et permet à celles-ci de monter/descendre en puissance à leur guise sans abandonner leurs investissements technologiques sur site.

Petit à petit, de plus en plus de sociétés déplacent leurs charges de travail vers le Cloud ; chacune selon un schéma et un planning spécifique. Fortimelp peut vous aider à migrer dans un premier temps vos charges de travail en commençant par exemple avec la synchronisation et le partage de fichiers (OneDrive Entreprise) ou la messagerie (Exchange), puis vous aider à créer un plan à long terme approprié aux projets plus complexes ou de plus grande envergure.

IDÉE REÇUE N°5 : Mon entreprise ne pourra jamais effectuer une migration vers le Cloud, c’est trop compliqué.

« Migrer toutes nos données vers le Cloud, mais c'est irréalisable ! », c'est ce que vous devez commencez à vous dire en pensant à la quantité de données que vous allez devoir transférer vers le Cloud. Personne chez Fortimelp ne vous mentira en vous affirmant que c’est un jeu d’enfant. En revanche, vous avez toutefois la possibilité d'être rapidement opérationnel afin de mettre en place des initiatives dynamiques et migrer vos données.

Fortimelp est là pour vous aider tout au long de votre migration en vous apportant les informations et les conseils sur les configurations de pare-feu, les exigences en matière de proxy inverse, les options d’identité, ainsi que sur les choix qui s’offrent à vous en matière de migration tout en vous proposant une approche découpée en plusieurs étapes pour les configurations hybrides. Fortimelp créé avec vous plusieurs procédures que vous pourrez suivre qui vous permettront d'utiliser vos outils et processus existants.

IDÉE REÇUE N°6 : Les espions industriels, les cyber-voleurs et les organismes gouvernementaux peuvent accéder à mes données lorsqu'elles sont stockées dans le Cloud.

C’est l’une des principales préoccupations de bon nombre d’entreprises quant au passage dans le Cloud. Cette crainte est toutefois infondée, car votre service informatique gère l’accès, configure des droits et des restrictions et paramètre l’accès et les options pour les smartphones. Votre entreprise conserve l'entière propriété de ses données : elle conserve les droits, titres et intérêts sur les données stockées dans Office 365.

Le principe de fonctionnement de Microsoft est soumis à plusieurs principes clés pour ce qu a trait à la protection de vos données :

  • Aucune analyse de vos données n'est faite à des fins publicitaires ou à toute fin autre que celle visant à vous fournir les services pour lesquels vous avez payé ;
  • Si vous faites les choix de renoncer à l'utilisation du service, vous reprenez vos données ;
  • Les contrôles de protection des données vous permettent de configurer l'accès des membres de votre organisation et le contenu auquel ils peuvent accéder ;
  • Un audit et une supervision étendues empêchent l'accès non autorisé des administrateurs à vos données.

Des contrôles stricts et des éléments de conception empêchent le mélange de vos données avec celles d’autres organisations. Les employés travaillant au sein du centre de données de Microsoft n’ont pas accès à vos données. De plus, Microsoft offre un temps de fonctionnement de 99,9 % grâce à un contrat de niveau de service garanti financièrement. Si un client enregistre un temps de fonctionnement inférieur à 99,9 %, Microsoft l’indemnise par des crédits de service.

Microsoft est le premier fournisseur de services Cloud d’envergure à adopter la nouvelle norme internationale en matière de protection des données dans le Cloud. Cette norme propose un code de bonnes pratiques pour la protection des données personnelles stockées dans le Cloud. Elle certifie que :

  • Vous avez le contrôle de vos données ;
  • Vous savez comment vos données sont traitées ;
  • Microsoft protége et assure la sécurité de vos données ;
  • Vos données ne sont pas utilisées à des fins publicitaires ;
  • Microsoft encourage les demandes émises par les organismes gouvernementaux à être effectuées directement auprès de vous, sauf si ces demandes sont illégales et s’opposent à toute tentative d’interdiction de la divulgation de ces données devant un tribunal.

IDÉE REÇUE N°7 : Skype et Skype Entreprise, c'est la même chose.

Le logiciel Skype que vous utilisez chez vous est idéale pour contacter instantanément vos amis. De plus, c'est un logiciel gratuit, sauf si vous décidez d’acheter du crédit vous permettant de passer des appels vers des lignes fixes ou des téléphones mobiles.

Skype Entreprise, quant à lui, vous donne la possibilité de créer des réunions en ligne en ajoutant jusqu’à 250 personnes. Il bénéficie d’une sécurité professionnelle, vous permet de gérer les comptes des employés et s’intègre à vos logiciels Office.

Skype Entreprise s’intègre à Office 365 et booste la productivité des utilisateurs en leur permettant de se connecter à leur guise. Les employés peuvent passer et recevoir des appels, réaliser des présentations et participer à des réunions à partir d’une application dès qu’ils ont accès à Internet.

Par exemple, les employés peuvent :

  • Voir en un clin d’œil les disponibilité ;
  • Démarrer une session de messagerie instantanée simplement en double-cliquant sur le nom d’un contact ;
  • Partager leur Bureau au cours d’une réunion ;
  • Inviter des partenaires externes à rejoindre une réunion via une expérience complète de conférence web ;
  • Intégrer la vidéo via une webcam lors d’un appel ou d’une conférence.

Avec Skype Entreprise, vous n’avez pas besoin d’un administrateur dédié pour surveiller le fonctionnement des serveurs ou d’effectuer des investissements supplémentaires en matière d’infrastructure, carFortimelp s'occupe de tout ça pour vous. Skype Entreprise est inclus dans Office 365 et offre aux utilisateurs les nouvelles fonctionnalités, les mises à niveau et les correctifs dès qu’ils sont disponibles. Skype Entreprise et la version grand public de Skype peuvent également être fédérés de manière à permettre la communication entre différentes plateformes. Le service Skype Entreprise est pris en charge 24h/24. Bien entendu, Fortimelp accompagne votre équipe informatique afin de gérer les paramètres, l’accès et la sécurité.

IDÉE REÇUE N°8 : L'utilisation de la messagerie électronique n'est pas plus simple dans le Cloud.

Lorsque vous migrez votre messagerie professionnelle vers le cloud, vous savez que les spécialistes qui ont créé le logiciel se chargent des opérations de maintenance délicates, tandis que votre équipe garde le contrôle des capacités de votre entreprise et de la manière dont vos employés utilisent les fonctionnalités. Vous consacrez ainsi plus de temps aux activités productives qu’aux opérations de maintenance continues du matériel.
Les mises à jour et les correctifs apportés aux logiciels sont transmis dès leur publication et Exchange Online est toujours le premier sur la liste. Bien que la gestion et les mises à jour soient entièrement automatisées, vous gardez le contrôle lorsqu’il s’agit du Centre d’administration Exchange.
Étant donné que de nombreuses versions d'Office 365 s’offrent à vous, Microsoft a publié un tableau de comparaison des offres dans lequel vous pouvez examiner les options, y compris les options Exchange Online, pour trouver celle qui correspond aux besoins de votre entreprise.

IDÉE REÇUE N°9 : La mise à jour continue d'Office 365 va perturber le fonctionnement de mes applications métier critiques.

Chez Fortimelp, nous savons que votre activité repose en grande partie sur la capacité de vos employés à utiliser des applications et des compléments critiques avec Office. Microsoft se donne l'obligation de compatibilité avec les outils que vous utilisez tous les jours avec Office 365. Cela passe notamment par :

  • L'offre de mêmes suites de logiciels de bureau dans les monde entier, incluant les outils familiers que vous connaissez déjà tels qu'Excel, PowerPoint et Word ;
  • La garantie que même si Microsoft met à jour de manière régulière Office dans le Cloud, tout est fait pour que les mises à jour n'aient aucunement un impact sur des zones qui perturberaient le fonctionnement d'applications logicielles. Par exemple, au cours des 24 derniers mois, les versions d’Office 365 publiées chaque mois n’ont entraîné aucune modification au niveau du modèle objet ou de l’API. Si vos solutions métier fonctionnent aujourd’hui avec
    Office 2010 ou Office 2013, il y a de grandes chances pour qu’elles fonctionnent avec Office 365 ;
  • Une collaboration étroite avec les principaux éditeurs de logiciels afin de leur fournir des outils et un accès anticipé à ceux-ci. Ainsi, ils peuvent vérifier que leurs solutions qui fonctionnent aujourd’hui avec Office seront compatibles avec Office 365 ;
  • L’échange de conseils et de bonnes pratiques en matière de gestion et de développement des mises à jour afin d’éviter tout problème de compatibilité ;
  • La possibilité d’installer Office 365 ProPlus côte à côte avec vos anciennes versions d’Office, ce qui vous donne ainsi le temps nécessaire pour régler les éventuels problèmes de compatibilité.

Conclusion

Si vous êtes en permanence occupé à gérer des systèmes, des applications et des données en local avec des systèmes informatiques rigides et lents et que vos employés ne cessent de vous demander l’accès au réseau d’entreprise et à de nouveaux outils, vous risquez de ne pas trouver le temps de prendre connaissance des nouveaux produits et de prendre pour argent comptant toutes les informations que vous recevez. Toutefois, vous avez maintenant une meilleure connaissance des outils de productivité et de collaboration inclus dans Office 365.
N’hésitez pas à partager cette page avec vos collègues qui ont besoin de démêler le vrai du faux à propos d’Office 365. D’une part, car il est important d’être sur la même longueur d’onde et d’autre part, car vous gagnerez du temps en évitant de répondre à ces idées reçues.

Fortimelp vous apporte les conseils nécessaires et vous aide à la mise en place de l'ensemble des aspects :

  • Techniques ;
  • Fonctionnels ;
  • Organisationnels ;
  • Méthodologiques.

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